In de eerste helft van september worden de posters verstuurd naar de scholen die wetenschappen in hun lessenpakketten hebben. Degene die de posters ontvangt, wordt gevraagd om deze onder de vakverantwoordelijken te verdelen.
Eveneens worden dan per e-mail de toegangscodes verstuurd naar alle vakverantwoordelijken waarmee er kan worden geregistreerd. De toegangscode kan rechts boven op elke pagina in de kader met "Gebruiker / Paswoord" worden ingegeven. Eens inlogt in de leraarmodule kunnen de leerlingen worden ingeschreven. Het inschrijven kan enkel online.
Een leerkracht krijgt in de leraarmodule ook een overzicht van de ingeschreven leerlingen en kan zolang de online inschrijvingsperiode niet werd afgesloten wijzigingen en/of schrappingen aanbrengen.
Na de online inschrijvingsperiode kan enkel nog in overleg met het wedstrijdsecretariaat een beperkt aantal deelnemers worden ingeschreven of wijzigingen worden aangebracht.
Klik hier voor de informatie die je nodig hebt om een leerling in te schrijven of op 
om leerlingen in te schrijven.
Betaling
De inschrijvingen zijn pas effectief wanneer het bedrag van 3,5 euro per ingeschreven leerling door het wedstrijdsecretariaat werd ontvangen en dit vóór de eerste ronde.
Indien geen betaling werd ontvangen, kan de deelname worden ontzegd.
Bij laattijdige betaling moet er contact worden opgenomen bij het wedstrijdsecretariaat om de deelname te kunnen garanderen. De resultaten worden in dit geval slechts vrijgegeven na ontvangst van de bijdrage(n).
Het inschrijvingsgeld wordt gestort op rekening IBAN BE94 4500 5226 9114 van de Vlaamse Olympiades voor Natuurwetenschappen met vermelding ‘VFO-Editie-Gebruikerscode’ (bijvoorbeeld: VFO-2025-S0999VFO).
Er worden géén terugbetalingen gedaan wanneer één of meerdere leerlingen niet hebben deelgenomen, wat ook de reden mag zijn.
